- Bước 1: Ngay sau khi phát hiện mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 hồ sơ đến Sở Công Thương để đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện qua Cổng Dịch vụ công Thành phố.

Đối với trường hợp thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác. Chậm nhất 90 ngày trước ngày dự kiến thay đổi địa điểm đặt trụ sở, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài hoặc Văn phòng đại diện thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Văn phòng đại diện đang đặt trụ sở, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài hoặc Văn phòng đại diện phải gửi thông báo về việc thay đổi địa điểm đặt trụ sở đến các chủ nợ, người lao động trong Văn  phòng đại diện, người có quyền, nghĩa vụ và lợi ích liên quan khác. Thông báo này phải nêu rõ thời điểm dự kiến thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện, phải niêm yếu công khai tại trụ sở của Văn phòng đại diện và đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp;

Các trường hợp được cấp lại Giấy phép:

+ Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác;

+ Thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác;

- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Công thương tiếp nhận hồ sơ và cấp Biên nhận.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở Công thương có văn bản yêu cầu thương nhân bổ sung hồ sơ.

- Bước 3: Trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương xem xét và cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với trường hợp cấp lại do mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác. Trường hợp không cấp lại Giấy phép, Sở Công thương phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp lại.

Đối với trường hợp cấp lại Giấy phép Văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chuyển địa chỉ sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác: sẽ là 26 ngày kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, trường hợp không cấp lại cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do, đồng thời trả lại bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã nộp theo hồ sơ đề nghị cấp lại.

- Bước 4: Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài/cá nhân tổ chức được ủy quyền nộp hồ sơ căn cứ vào ngày hẹn trên biên nhận đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Công thương 028 38222311 để được hướng dẫn nhận kết quả qua bưu điện.